Email - Problemas

Problemas en email

Le enumeramos los problemas mas comunes y como solucionarlo:

👈 Vea el menu a la izquierda con los titulos

 

ERROR = 550 Access denied - Invalid HELO name (See RFC2821 4.1.1.1)

Opcion 1

Este error surge porque el nombre de su computadora , tal como todas las computadores tienen, posee caracteres inv�lidos.

Para ver el nombre de su computadora

Inicio
-->> Ejecutar
-->> cmd
y enter ..
Luego en esa pantalla negra, escribir "hostname" sin comillas y darle enter.

 

Alli aparecera el nombre de tu computadora, si esta en blanco o caracteres invalidos debe cambiarse

Para corregirlo , sobre el escritorio boton derecho a Mi Pc y corrigan el nombre .

Opcion 2

Verifique en la configuracion de su outlook o programa de correo electronico si figura verificar seguridad al enviar correo electronico, en la solapa servidores, cambie la configuracion que tiene actualmente.


ERR Mailbox is locked by process ....

Dice que existe otro usuario usando su casilla por lo que no es posible validar su sesion

.Le pedirá la clave constantemente.
Esto sucede habitualmente cuando su conexión no es muy rápida + le envian un email con adjuntos + el programa antivirus esta descargando y verificando el archivo.

El software no reconoce esta accion , desconecta del antivirus e intenta volver a conectarse, pero ya esta conectado el antivirus con su sesion, por lo que el servidor bloque la nueva conexión.

Solución:Cierre su programa de correo electrónico, aguarde unos minutos y vuelva a intentarlo, esperando a que termine de bajar todos lo emails.


ERR ...blocked for pop3d access...

El servidor esta bloqueando sus accesos por exceder el maximo por minuto, el bloqueo consta de no poder hacer nada desde su ip, navegar , ver la web, etc,  pero ustedes deben configurar sus pcs.

Por favor configuren sus outlook express o similar, para que descargue automaticamente cada 5 minutos o mas y no presionen el boton ver emails constantemente, o al reves no configuren para descarga automatica y presionen ustedes.

Esto es por seguridad de todos para evitar el envio de spam, y para asegurar la calidad de los servicios como rendimiento de los servidores.

Outlook 2003

En el menú Herramientas, elige la opción Enviar y recibir.
Ahora elige la última opción de la lista Configuración de envío y recepción
Elige la opción Definir grupos de envío y recepción
En la nueva ventana debes de marcar la casilla Programar un envío o recepción sutomático cada y establecer el valor a un mínimo de 10 minutos.
Finalmente haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Outlook Express

En el menú Herramientas, elegir la última opción Opciones
En la nueva ventana, ir a la pestaña General
En la pestaña General, en la sección de Enviar y recibir mensajes, habilitar la casilla Comprobar mensajes nuevos cada y establecer un valor a un mínimo de 10 minutos.
Finalmente haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Outlook 2007

En el menú Herramientas, elige la opción Enviar y recibir.
Ahora elige la última opción de la lista Configuración de envío y recepción
Elige la opción Definir grupos de envío y recepción
En la nueva ventana debes de marcar la casilla Programar un envío o recepción automático cada y establecer el valor a un mínimo de 10 minutos
Finalmente haz clic en Aceptar para guardar los cambios.

Outlook 2010

Seleccionamos la pestaña o menú de Enviar y recibir.
Dar clic en el boton de Eviar y Recibir grupos.
En el menú desplegable elegir la opción de Definir grupos de envío o Recepción.
Establecer como mínimo 10 minutos en cada intervalo de tiempo.
Para finalizar dar clic en Cerrar.


Me baja varias veces el mismo email a mi outlook.

  Cuando usted tiene la cuenta configurada como pop3, quiere decir que el procedimiento es:

  1. Su programa de correo electrónico se trata de conectar con el servidor para bajar los emails.
  2. Actúa como intermediario el antivirus para que no le bajen correos electrónicos , por lo que toda comunicación no se establece directo sin que el antivirus reciba y envie la información.
  3. Se contecta finalmente con el servidor el cual "devuelve" con el email hacia su pc.
  4. El antivirus analiza el correo , lo pasa al outlook y le informa al servidor que el email ha bajado con las instrucciones relacionadas, por ejemplo (dejar copia el en servidor, borrarlo, borrar solo si pasaron 20 días, etc)
    1. Estas instrucciones estan dadas en la configuración del outlook, por lo que dicha configuración es la que importa.
    2. Algunos antivirus tienen posibilidad de programar esto pero no es frecuente.

Solución: Posibles diagnosticos en orden de mayor probabilidad.

Envio emails y rebotan

Si usted puede enviar correos pero vienen enseguida "rebotados", haga esto para diagnosticar el 80% de los motivos frecuentes. Mas info en http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digos_de_email_rebotados

Primero veamos el motivo por el cual rebotó:
Busque en su rebote estos terminos:

Luego aparece el error detallando el motivo por el cual no puedes enviar, buscalo debajo.

ERR Mailbox relaying denied ....

<suemail@sudominio.com>:
ERR Mailbox relaying denied .... . (#5.1.1)

Por motivos de seguridad, todo usuario que quiera enviar correo utilizando el protocolo SMTP debe autentificarse previamente

Solucion: Active en la configuracion de su programa de correo electronico, en la configuracion smtp , su usuario(email) y clave para poder enviar correctamente.

Your message could not be delivered for more than xxx hour(s).
It will be retried until it is 5 day(s) old.....

<suemail@sudominio.com>:
ERR Mailbox relaying denied .... . (#5.1.1)

El servidor le esta diciendo que no puede enviar ese correo puntual hacia el servidor de destino, el cual estara descripto en el cuerpo del rebote que reciba.

No deberia hacer nada y el servidor de correo seguira intentando durante unos dias mas enviar el correo.
Si le pasa solo con algun(os) destinatarios, es un problema en el servidor de destinto.
Si le pasa con TODOS los correos que envia , contactenos.

 Mailbox full = Casilla llena

 suemail@sudominio.com
 mailbox is full: retry timeout exceeded

Causa:mailbox full es cuando la casilla esta llena, generalmente la casilla cuando esta llena no puede descargar nada porque necesita algo de espacio para moverse para poder descargar los correos.

Solucion: Ver aqui

No mailbox = La casilla no existe

<suemail@sudominio.com>:
Sorry, no mailbox here by that name. (#5.1.1)

Causa:  La dirección donde estan enviando el correo no existe

Solucion:

  1. Verifique bien el email a quien se lo envia.
  2. Verifique bien que la casilla este creada en el servidor.
  3. Es posible que alguien cuando configura una casilla de email la configura mal en su outlook express, puede enviar pero la direccion de respuesta esta mal escrita, verifique manualmente si al responder la direccion es correcta.

552 size limit exceeded

552 5.2.2 mailbox quota exceeded for this recipient
552 5.2.2 User mailstore exceeded quota limit
552 5.2.3 Message exceeds local size limit.
552 5.2.3 message size exceeds fixed maximum message size

Indica que el correo enviado supera en tamaño el limite admitido, debe en este caso intentar subir ese archivo que desea enviar por email a su servidor y enviarles el link para que se lo descarguen.

Los destinatarios de nuestros correos deben Aceptar los correos que les enviamos, aunque muchas veces empersas medianas o grandes, ponen sus propias reglas para recibir correos.

Esas reglas son administradas por ellos mismos y una de esas puede ser no aceptar correos con adjuntos muy grandes que no pasen sus sistemas de seguridad.

Max defers and failures per hour

email.a.quien.le.envia@gmail.com
Domain Supagina.com.ar has exceeded the max defers and failures per
hour (5/5 (50%)) allowed. Message discarded.

El servidor verifica cada correo que usted envia y si posee un alto porcentaje de emails enviados que rebotan, el servidor lo bloquea temporalmente durante 30 minutos para hacer envios, esto es para prevernir que alguien que haya tomado su cuenta haga envios indiscriminados en su nombre.

Esta configuración (1.1) puede ser cambiada por dominio, contacte a su ejecutivo de cuentas para remover esta restricción.

Spamcop =

A message that you sent could not be delivered to one or more of its
recipients. This is a permanent error. The following address(es) failed:
email@destinatario.com
SMTP error from remote mail server after initial connection:
 host SERVIDORREMOTO [75.101.128.999]:
555 Blocked - see http://www.spamcop.net/bl.shtml?99.99..99.99, closing connection

Causa:

1. Se ha reportado esa direccion ip como spammer, ya sea porque usted esta enviando correos masivos, posee un virus en su ordenador que lo hace en backround sin su permiso, o esa direccion ip ha sido usada con anterioridad para el envio

2. Esa direccion ip posee una mala configuracion que permitira , aunque no puede ser que nada del punto 1 haya pasado, enviar spam, entonces los robots lo marcan como spammer

Solucion:

Los listadores RBL, SBL, o diversos, remueven automaticamente su direccion ip cada 24 horas, asi que no debe hacer nada mas que notificar al administrador de su red para que dentro de 24 horas cuando vuelva a pasar el robot por su direccion ip, no lo encuentre vulnerable.

Cualquier rebote que usted reciba que no este listado aqui,  por favor notificarlo aqui para ser agregado a esta base de conocimientos.

Envio emails y llegan como Spam

En este capitulo vamos a resumir los pasos a seguir para optimizar el uso del correo electrónico y evitar caer en Spam principalmente en los principales proveedores como Hotmail, Outlook, Gmail

Importante destacar que muchas de las acciones son llevadas a cabo por el proveedor de Hosting donde tienes tus correos electrónicos, pero muchas también son gestionadas desde el Panel de Hosting donde puedes gestionar tu mismo las cosas.

Paso 1 Verificar su ip

Verifiquemos aquello que solo el proveedor del hosting puede solucionar, que es lo relacionado a nivel de la direccion ip de tus correos electronicos.

La ip es como un numero identificatorio unico que permite a nivel global ponerte en lista negra, si tu ip esta enviando spam. Si este es el caso, no podras enviar correos a ningun lado.

Ingresa el nombre de tu sitio web en este formulario

Verificalo ingresando en el cuadradito a la derecha y presionando Check !

Guarda lo que figura como direccion ip porque mas adelante la usaras en formularios

Paso 2 Prueba tu Scoring de correo

Desde tu outlook o webmail que usas con habitualidad, se puede enviar un correo y un servicio gratuito te puntua su scoring de SPAM para poder mejorarlo.

  1. Abra https://www.mail-tester.com/
  2. Le dara una direccion de correo electronico en pantalla
    1. Envie un correo a dicha direccion, con estos parametros.
    2. Asunto = probando correo
    3. Cuerpo = escriba 1 line de texto pintando algo con negrita
  3. Luego de enviarlo aguarde 1 minuto y presiona el boton azul para ver el Scoring.

image-1618508765934.png

Paso 3 Activar DKIM

DomainKeys Identified Mail O dkim es un mecanismo de autenticación de correo electrónico que permite a una organización responsabilizarse del envío de un mensaje, de manera que éste pueda ser validado por un destinatario.

Son   firmas de correo contra ataques de spoofing, phishing o suplantación. Cuando los recipientes reciben tu correo, sus filtros de spam revisan automáticamente tu dominio para comprobar que esas firmas no estén falsificadas.

Esto se activa muy facil en el PaneldeHosting, le enviamos algunos pantallazos de como seria en el paneldehosting. Si su paneldehosting, no es como el que se muestra debajo, contactenos aqui

Visitas la seccion emails y luego presionas el boton ENABLE DKIM

activardkim.gif

Paso 4 Pedir ser deslistado

Si caes en Spam en @Hotmail

Aun asi, si tu dominio cae en Spam en Hotmail, puedes pedir ser deslistado de forma particular, indicando que esta enviando Correos pero sus clientes o receptores, los reciben en Spam.

Para ello debes completar este formulario con todos sus datos.

Donde le pida IP o intervalos de IP salientes: ingrese su ip obtenida en el paso 1

Si caes en Spam en @outlook

Si bien parece estar relacionado con Hotmail porque ambos pertencen a Microsoft, tienen politicas diferentes.

Para ello debes completar este formlario con todos sus datos.

 

 

Recibo mucho Spam

Nivel Proveedor de Hosting

Contacte a su proveedor de Hosting si esta reciebiendo mucho nivel de spam.
Por ejemplo para Hosting en Español, hablenos aqui

Filtros a Nivel en Panel de Hosting

El módulo de filtrado de correo electrónico te permite aplicar acciones (mover, eliminar, etc.) a los mensajes en base a ciertos criterios (reglas),

Usted puede poner reglas que todos los correos marcados como Spam vayan a la carpeta Spam, o inclusive sean borrados de forma automática.

image-1618602828609.png

Una vez que llego alli puede crear filtros como le guste, por ejemplo puede enviar o borrar aquellos correos marcados como SPAM

 

ERROR= El servidor no admite ninguno de los metodos de autenticacion

Alternar autenticación o desactivar SMTP


Para ello, siga estos pasos:

  1. Inicie Outlook.
  2. Haga clic en Herramientas , seleccione Cuentas  ( ó el boton para ver sus cuentas de correo )
  3. Seleccione su cuenta de correo electrónico.
  4. Haga clic en el botón Más opciones >> en el Servidor de salida e intentar las siguientes configuraciones:
    • En la pestaña Servidor de salida puedes configurar el servidor saliente autenticado:

    • Selecciona aquí que tu servidor de salida requiera Autenticación 
      • Aquí como usuario = ingresa tu email completo y tu clave
    • Si tiene la opcion Recibir pop3 correos antes de enviar

Cuando cierre la ventana cuentas. Abra la carpeta Bandeja de salida y eliminar todos los mensajes, reinicie el outlook a continuación, intente enviar un mensaje de prueba a usted mismo o a otros.

Si el problema persiste, pruebe Método 2.

Método 2: Cambiar datos de SMTP

Para ello, siga estos pasos:

  1. Inicie Outlook.
  2. Haga clic en Herramientas y seleccione cuentas.
  3. Seleccione su cuenta.
  4. Haga clic para seleccionar el cuadro reemplazar el puerto predeterminado en el servidor saliente.
  5. Ingrese todos los mismos datos que servidor entrante.

Outlook o Thunderbird muy lleno

Como migrar o mover emails

Si tiene que migrar emails de una pc a otra, o simplemetne esta muy lenta por tener muchos emails viejos, puede hacer un backup y reinstalar el programa vacio para poder trabajar mas rapido.

Los pasos son los siguientes:

1- Hacer un backup

Thunderbird

Haga un backup de los emails actuales

Outlook Express

Haga un backup de los emails actuales

2-Instalar el programa en la nueva pc, o reinstalando en la misma.

Thunderbird= por favor seleccione la carpeta donde instalara 

  Outlook express= elimine el perfil ( eliminando el contenido ) mediante el boton archivo

3-Hacer un restore (pegar el backup anterior)

Thunderbird
Oulook Express

Utilice la funcion importar emails desde el menu para traer los emails viejos.

Casilla de Webmail llena

Bien, aquí tenemos la posibilidad de bajar la cuota de Webmail ocupado en el servidor.

Opción rápida

Borrando archivos grandes del webmail:

Opción Backup.

Bajar los correos y borrarlos automáticamente:

Configure su cuenta en una nueva pc como pop3, configurando su outlook o thunderbird que borre los mensajes de mas de 60 o 90 dias de antigüedad, este tiempo es de su preferencia.

Esto va a descargar TODOS los correos en su pc como backup, pero dejará en el webmail solamente los correos de los últimos xx días. Muy utilpara tener el celular o laptop, pero no es necesario ver los correos de hace meses o años atrás.

Agrandar el espacio de la cuenta:

Si el  servicio se lo permite puede ir a la configuración de la cuenta y ampliar el espacio de disco.

Por ejemplo si tiene Comunicacion corporativa debe hacerlo as:

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Una vez dentro podra comprarlo:

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